Artículo de Carlos Javier Galán publicado en su blog La nota discordante, 06.04.09.
Quienes tenemos que lidiar con la administración más que el común de los ciudadanos, a causa de nuestra profesión, contamos con un amplio repertorio de irracionalidades sufridas, que daría para escribir un grueso tomo. Bueno, yo de hecho publiqué un pequeño manual con consejos prácticos para entender mejor la burocracia: La empresa ante las administraciones públicas. Cómo sobrevivir al “papeleo”.
Verán, por si no lo saben, los Registros Civiles españoles conservan el sistema decimonónico, con un Registro diferente en cada localidad, donde se inscriben, a mano y en gruesos libros, los actos jurídicos relevantes sobre la vida y estado de las personas (nacimiento, matrimonio, separación, divorcio, nulidad, régimen económico matrimonial, incapacitación, defunción…). ¿Los de cada persona en un determinado Registro?, quizá se pregunten ustedes. Pues no, se inscriben en cada Registro ¡¡¡los actos que hayan sucedido en ese lugar!!! Es decir que mi nacimiento estará inscrito en el Registro Civil de Ávila, mi matrimonio con Maribel Verdú lo inscribirían por ejemplo en el Registro de Madrid, y mi fallecimiento en una residencia de ancianos de Ibiza -abandonado por mi familia por ser un abuelo batallitas- lo inscribirían en el Registro Civil de esa preciosa isla.
Por tanto, para pedir un certificado respecto a alguien, no basta con saber el nombre y apellidos y el número de D.N.I. (dato que, por cierto, no solía aparecer en las inscripciones hasta fechas muy recientes), sino que hay que saber dónde ha nacido, dónde se ha casado o dónde ha fallecido, según el caso, y además saber en qué fecha, para que lo busquen en los libracos correspondientes del Registro Civil del lugar dónde haya ocurrido.
Si vas a pedir un certificado de nacimiento tuyo, no hay mucho problema; mientras el alzheimer no te ataque, seguramente te acordarás de dónde te dijeron que naciste, del día de tu cumpleaños y de tu edad. Si es el de matrimonio y eres una mujer, tampoco hay problema, aunque si eres un hombre ya la cosa se complica, dada la acreditada tendencia varonil a olvidarse de los aniversarios. Y si has fallecido, seguramente ya no vas a pedir ningún certificado. Pero si lo que quieres es pedir un certificado de un tercero, pongamos por caso de tu tío de América, porque crees que ha dejado una herencia multimillonaria, estás perdido: o sabes la fecha y el lugar del acontecimiento que necesites acreditar o no hay otra forma de buscarlo.
Por fin, tras ciento cuarenta años con este sistema, el gobierno ha pensado –y lo aplaudo con entusiasmo- que la informática quizá tenga cierta utilidad en esto. Y que, igual que los Registros de la Propiedad tienen un sistema unificado de índices donde puedes buscar propiedades inscritas en cualquier Registro de cada uno de los distritos hipotecarios, o tal y como el Registro Mercantil Central permite la búsqueda de sociedades inscritas en cualquier Registro Mercantil Provincial…, podría también establecerse un sistema por el que yo pueda consultar el nacimiento, el estado civil, la incapacitación o la defunción de una persona sin tener dotes de adivinación y sin peregrinar por toda España. La tarea es costosa y laboriosa, porque hay que informatizar (proceso que en las ciudades está a medias y en la mayoría de los pueblos está inédito) y luego centralizar información. Pero bien está que se empiecen a dar pasos en esa dirección.
Hace unos años por fin establecieron que pudieran pedirse los certificados por internet. Te los envían en papel y por correo postal, pero al menos no tienes que desplazarte al Registro Civil de que se trate o escribir una carta al responsable del mismo. Por descontado que, para pedir un certificado por internet, sigue siendo necesario saber el lugar y la fecha del acontecimiento en cuestión, pero con eso ya contamos.
El otro día estaba preparando la reclamación judicial de una herencia y tenía que pedir un certificado de defunción. Entramos en la web del Ministerio de Justicia y vemos que han cambiado la interfaz de solicitud. Ahora todos estos trámites están en lo que pomposamente llaman sede electrónica del Ministerio. Cuando accedes a la pantalla de solicitud del certificado de defunción, donde antes te pedían solamente el nombre y apellidos del difunto y la fecha y lugar de fallecimiento, ahora te exigen también el tomo y el folio donde está inscrito. Y aparece un asterisco rojo al lado de estas casillas. No explican a pie de página qué significa el símbolo pero, como es conocido, suele utilizarse normalmente en los cuestionarios de las webs para indicar que se trata de datos de cumplimentación obligatoria.
Fantástico. O sea, que no basta con que haya averiguado dónde murió el tío de América de mi cliente y en qué fecha, sino que ahora tengo que saber en qué tomo está inscrito el fallecimiento y en qué página. Paciencia.
Probamos a pedirlo sin rellenar esas casillas, pero no nos deja. Efectivamente nos advierte en rojo que no hemos cumplimentado todos los campos preceptivos: “Error, compruebe los siguientes campos: – Debe completar el campo Tomo – Debe completar el campo Folio”.
Llamamos a la Administración:
– Es que acabo de ver que, para solicitar un certificado de defunción, ahora piden el tomo y el folio de inscripción y yo desconozco esos datos.
– ¿Se los pide el sistema?
– Sí
– ¿Y ha probado a no ponerlos?
– Sí, pero da error y no deja seguir
– Pues no sé…, entonces si quiere hacerlo por internet tendrá que buscarlos, vienen en el Libro de Familia…
Suponiendo que tengas en tu poder el Libro de Familia (insisto en que puedes estar pidiendo el certificado relativo a un tercero ajeno a tu núcleo familiar), esa pista que nos da la amable funcionaria estaría fenomenal… si no fuera por un pequeño detalle. El fallecimiento de alguien no aparece anotado automáticamente en el Libro de Familia por arte de magia cuando éste muere, sino que hay que ir con el Libro a que lo anoten. Y ¿qué hay que aportar para que te anoten una defunción en un Libro de Familia? Acertaron: un certificado de defunción. ¿No les suena esto un pelín, sólo un pelín, a círculo vicioso? Para un certificado, el Libro de Familia; para el Libro de Familia, un certificado.
Probamos a llamar otra vez al Ministerio, a ver si tenemos nuestro día de suerte y aleatoriamente nos toca un funcionario listo:
– Buenos días. Mire, es que quería pedir un certificado de defunción por internet -consulta Sandra desde mi despacho- y me pide tomo y folio de la inscripción y no lo sabemos. ¿Qué se hace en estos casos?
– Ah, nada, no importa –parece que hasta se sorprende de que haya gente tan ignorante como nosotros por el mundo-. Si no lo sabe da igual, ponga usted “cero cero cero” en esas casillas y ya está.
– Pues muchas gracias.
Les recuerdo: el asterisco indica campo de cumplimentación obligatoria… El sistema te avisa: “Error, compruebe los siguientes campos: debe completar el campo tomo, debe completar el campo folio” y te impide continuar… Pero, claro, “si no lo sabe da igual, ponga usted cero cero cero”… “Obligatoria” y “da igual” son dos conceptos que a mí no me casan mucho, pero también es verdad es que yo soy muy tiquismiquis.
Efectivamente, ponemos tomo 0, folio 0 y, apenas un par de días más tarde, tenemos en nuestro poder el certificado, que realmente es tomo 137, página 164, de un determinado Registro Civil.
Una sugerencia que se me acaba de ocurrir, así, de pronto, sin ser político, ni informático ni nada. ¿Y si quitan el asterisco? ¿Cómo lo ven? El programador lo modifica para que no sean campos obligatorios –o sea, exactamente como estaba antes- y así, en caso de que no se cumplimenten, el sistema no da un error que impida continuar. De esta forma, el solicitante que conoce esos datos los pone y el que no los sabe no se vuelve loco, no tiene que estar llamando, el funcionario no tiene que responderle duplicando la gestión (internet más atención telefónica)… En fin, vamos a ver cuánto tiempo tardan en darse cuenta y cuántas miles de llamadas como la nuestra tendrán que producirse antes de que a alguna mente privilegiada se le pase por la cabeza corregirlo.
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